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省教育厅机关公文办理规则

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来源: 黑龙江省教育厅办公室 更新时间:2015-08-25

  为进一步推进厅机关公文处理工作的科学化、制度化、规范化,提高公文办理工作质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》、《黑龙江省<党政机关公文处理工作条例>实施细则》及《省教育厅改进工作作风、密切联系群众的规定》的相关要求,结合工作实际,制定厅机关公文办理规则如下:

  一、公文的种类和适用范围

  省教育厅公文主要有:决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。

  决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和个人、变更或者撤销下级机关或单位不适当的决定事项。

  通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

  意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可多向行文,用于上行文时,主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。用于平行文时,主要是就某项工作、某些事项提出意见,供对方参考。用于下行文时,主要是就重要问题提出切实可行的政策措施。

  通知。适用于发布、传达要求下级机关和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。发布下级机关和单位的公文,用“批转性通知”;转发上级机关的公文,用“转发性通知”;向下级机关和单位行文时使用《党政机关公文处理工作条例》规定以外的文种,如准则、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等,用“印发性通知”。人事任免可使用通知文种。需要告知其他部门知晓或办理某一事项时,也可使用通知文种。

  通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

  报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

  请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

  批复。适用于答复下级机关或单位的请示事项。

  函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

  纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

  二、行文规则

  (一)行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

  (二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定。坚持党政职责分开,省教育厅及办公室文件中不对党组织提要求、交任务;内设机构除办公室外不得对外正式行文。

  (三)向上级机关行文,应当遵守以下规则:

  1.原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

  2.向教育部请示、报告重大事项,应当经省委、省政府同意或授权,并在文中注明已经省委、省政府同意;属于我厅职权范围内的事项可直接报送教育部。

  3.下级机关、单位的请示事项,如需以省教育厅名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。

  4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。报送请示应当附有背景材料、情况说明、联系人和联系电话等。

  5.除上级机关负责人直接交办事项外,不得以省教育厅名义向上级机关负责人报送公文,不得以省教育厅负责人名义向上级机关报送公文。

  (四)向下级机关和单位行文,应遵循以下规则:

  1.省教育厅向下行文,主送一般为各市(行署)教育局和各高等学校,不得向市(行署)党委和政府发文。

  2.涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的不得向下行文。

  3.向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一上级机关。

  (五)大力精简文件

  1.严格控制公文数量。没有实质内容、可发可不发的文件一律不发。已有明确规定且仍然适用的,一律不再重复发文。通过沟通可以解决的事情,以及内部通过电话可以明确或通知的事项,不再行文。某些具体工作,通过会议已进行部署,有关部门已明确任务的不再行文。凡是通过新闻媒体公开发布的事项,不再印发公文。凡是通过电子系统发送的公文,不再印发纸质公文。教育厅领导在各种会议上的讲话,会上已经印发的,一般不再另行发文。

  2.严格控制联合行文。联合行文应确有必要,并且尽量减少。省教育厅和省直有关部门的联合行文,应是重要决策的请示和重大行动、重要工作的安排部署,除此之外,原则上各自行文。联合行文应由主办单位首先签署意见,再由协办单位进行会签。一般不使用复印件会签。

  3.严格控制文件升级。凡是各种领导小组、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事,一律自行发文,不得以省教育厅、省教育厅办公室名义发文。

  三、公文拟制

  省教育厅公文拟制程序一般为:主办处室起草——相关处室会签——秘书室审核——政务主任拟办——厅领导签发——文书科制发。其中,以省教育厅名义,依照法定权限和规定程序制定发布的对公民、法人和其它社会组织具有普遍约束力或者涉及其权利、义务的规定、办法、细则等规范性文件,按以下程序办理:处室起草——有关处室会签——办公室审核——政策法规处按《黑龙江省规范性文件备案办法》进行审查并咨询法律顾问——办公室提交厅长办公会或厅务会议审批——厅领导签发——文书科制发。文件制发后,由主办处室送交政策法规处10份,报省政府法制办备案。

  (一)公文起草要求

  1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。现行有关公文,是指上级机关的现行公文、本机关的现行公文、同机关的现行公文。

  2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

  3. 观点鲜明,主题突出,结构严谨,内容简洁,表述准确,文字精炼。

  4.文种正确,格式规范。

  5.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

  起草处室负责人对公文质量负有第一责任,必须认真按照公文起草的要求,严格把好公文的文字、政策、体例及公文报送关,在确认无误后,在公文撰制单上“处室意见”和“信息是否公开”栏目内签署姓名。厅领导应当主持、指导重要公文起草工作。

  (二)公文会签要求

  1.公文涉及其他部门或处室职权范围内的事项,起草处室必须进行文稿会签,征求相关部门或处室意见,力求达成一致。对于会签部门的文字性修改意见,可斟酌吸收;对于实质性修改意见,应尽可能采纳会签部门或处室的合理性意见。

  2. 厅内各处室之间的会签文件,会签单位一般应在2个工作日内办结。如会签部门存在不同意见,起草单位负责人应出面组织协调,对反复协调仍不能达成一致意见的重要事项,应就有关情况作出说明并报请厅领导审定。

  3. 对于外单位来我厅会签的文件,由办公室政务主任签署拟办意见,一般由相关处室审核并报请主管领导签署意见,并在2个工作日之内办结;如有不同意见,要作出详细说明。

  (三)公文审核要求

  公文文稿签发前,应由办公室进行审核。审核的重点是:

  1.行文理由是否充分,行文依据是否准确。

  2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

  3.涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

  4.文种是否正确 ,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否规范;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

  5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。

  6.部门在报送需审核发文的公文代拟稿时,如公文文稿是经会议研究决定的,应附有会议纪要等材料;如文稿是经领导同志指示有关部门代拟并作了批示,应附有领导同志的批示。

  7.经审核符合报批要求的公文,由办公室按程序报批。对于不符合报批要求的,标明理由,退回起草单位,在规定时间内重新办理。

  8.办公室秘书室对各处室报送的公文应当及时审核、报批。普通公文审核期限一般不超过3个工作日,加急公文一般不超过1个工作日,特级公文应当及时审核。

  (四)公文审批签发要求

  公文应由厅领导签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。签发人因其他原因不能及时签发公文时,可授权他人代签;或请示其同意后,可越级呈签,再进行补签。

  1.凡以省教育厅名义制发的涉及教育改革与发展全局的政策性文件或新的重大改革措施和政策的文件,需经省教育厅厅务会议或厅长办公会议讨论通过,由厅长签发。重要公文和上行文由厅长签发;党组发文由党组书记签发或授权副书记签发;我厅与其他厅局联合发文,由厅长或授权副厅长签署意见后,送相关厅局会签。

  2.凡以省教育厅名义制发的涉及某一领域或某一方面工作的文件,经办公室审核后,由分管副厅长审批签发。文件内容涉及两位以上副厅长的,需由相关的副厅长共同审批签发。

  3.以省教育厅办公室名义制发的文件,由分管办公室工作的副厅长签发。为加强会议管理,凡以省教育厅或办公室名义下发的会议通知,须由分管办公室工作的副厅长签发。

  (五)公文制发要求

  我厅独立制发公文形式主要有5种,即黑龙江省教育厅文件(黑教发)、黑龙江省教育厅党组文件(黑教党发)、黑龙江省教育厅函(黑教函)、黑龙江省教育厅办公室文件(黑教办发)、黑龙江省教育厅办公室函(黑教办函)。

  1.以黑龙江省教育厅文件制发。主要用于贯彻落实上级党委、政府重要会议精神和指示,涉及全局性工作的重要部署或某一方面重要工作的决议、决定、意见、通知、通报; 发布省教育厅关于教育改革与发展的重大决策和重要工作部署;对各市(行署)教育局、高等院校和有关单位请示的重要工作事项作出批复;向省委、省政府和教育部等上级机关报告、请示工作等。

  2.以黑龙江省教育厅党组文件制发。主要用于传达上级组织的决议、决定、指示等;发布省教育厅党组关于教育改革与发展的重大方针、政策、措施;通报干部推荐、任免、奖惩、考核和监督等事项;对所属下级党组织请示的重要工作事项作出批复;向省委和教育部党组等上级机关报告、请示工作等。

  3.以黑龙江省教育厅函制发。主要用于省教育厅同教育部有关司局、省直有关厅局、省内各普通高等学校及兄弟省市教育厅(教委)商洽工作、询问和答复问题等。

  4.以黑龙江省教育厅办公室文件制发。主要用于根据省教育厅授权、安排或代省教育厅发布对某一方面工作的部署;转发省委、省政府、教育部各部门文件;向省委、省政府、教育部办公厅请示、报告工作;贯彻省委、省政府、教育部办公厅的有关工作要求。

  5.以黑龙江省教育厅办公室函制发。主要用于根据省教育厅授权,对省教育厅文件和省教育厅办公室文件加以补充、说明;传达省教育厅指示精神和近期重要工作意见;同有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

  四、公文办理

  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

  (一)收文办理

  收文办理分为阅知性公文办理和批办性公文办理,其主要程序是:

  1.签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。发文单位报送公文应在审批单上注明公文标题、密级、紧急程度、主送机关、抄送机关、联系人、联系电话等事项,并加盖公章或经部门主要负责人签字后方可报送。

  2.登记。对公文的编号、发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、成文日期、收文日期、份数以及来文单位等主要信息和办理情况应当详细记载。

  3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求,主、附件是否完整等。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

  4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求、工作需要和厅领导分工确定阅知范围,并经机关相关负责人批准后分送。批办性公文应当根据公文内容和需要回答、批复、反馈结果等提出批办意见报有关厅领导批示或者转有关部门办理,必要时可先沟通相关部门,再提出具体拟办意见,并提供相关的背景材料;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。涉密公文应严格办理程序,防止失泄密;绝密件的办理,应由专人负责。

  5.传阅。根据厅领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文阅知应随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。杜绝横传,注意补传和回传。较长的领导批示可做批示清样附原件传阅。

  6.催办。办公室及时掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按时办结,并把办理程度和督办情况记录在案。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办,并及时向批办厅领导汇报办结情况。

  7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

  (二)发文办理

  主要程序是:

  1.复核。已经厅领导签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需要作实质性修改的,由公文审核部门或办理部门提出修改意见,报原签批人复审。

  2.登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

  3.印制。公文印制必须确保质量和时效,纸张、排版、印刷、装订等必须符合公文印制要求。普通公文印制期限一般不超过3个工作日,加急公文一般不超过1个工作日,特急公文应当及时印制。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

  4.核发。公文印制完毕,应先核查是否按照原文印制,再对公文的文字、格式和印刷、装订质量进行检查后分发。如发现公文内容、文字等方面的问题,应当及时转入公文办理程序呈报厅领导审批。

  (三)公文的归档及保密管理

  1.机关公文由文书、档案部门专人管理。

  2.文书科负责来文、发文临时管理。对办结的来文要及时归档保存。对以省教育厅或办公室名义所发文件,公文印发的同时,主办处室应当将文稿审批原件及印发的正式文件(一式三份)送交办公室文书科归档保存。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。文书科每季度与档案室进行一次文件交接,由档案室将公文进行分类、编号、入卷,并进行长期保存。

  3.严格履行文件保密制度,注意保持文件和资料的整洁,严防破损。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。涉密文件要严格控制阅读范围,阅后及时返回存档。各处室销毁保密文件或资料,均交办公室文书科统一到指定地点销毁,并填写文件销毁登记表。

  4.公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

  5.公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。涉密公文公开发布之前应当履行解密程序,公开发布的时间、形式和渠道,由发布机关确定。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

  6.复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经厅领导批准,绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

  复印件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

  7.公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

  8.涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

  9.不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

  本规则适用于省教育厅各处室、直属单位公文处理工作。省委高校工委的公文处理参照本规则办理。

  本规则由厅办公室负责解释。自印发之日起施行。2009年1月制定的《黑龙江省教育厅机关文件办理规则》同时废止。

  





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